Introduction : RGPD et pré-comptabilité, un enjeu de conformité incontournable
Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les entreprises ont l’obligation de protéger les données personnelles qu’elles traitent, y compris celles liées à la gestion administrative et financière. Si la comptabilité est naturellement concernée, la pré-comptabilité l’est tout autant, notamment lorsqu’il s’agit de centraliser, classer ou transmettre des documents contenant des informations sensibles : factures, relevés bancaires, coordonnées fournisseurs…
Pour rester en conformité, les entreprises doivent s’assurer que les outils qu’elles utilisent respectent des standards stricts en matière de sécurité, de traçabilité et de confidentialité. C’est dans cette logique qu’Azopio, solution de pré-comptabilité automatisée, s’engage à offrir un environnement conforme aux exigences du RGPD, tout en simplifiant le traitement quotidien des pièces comptables.
Données personnelles et pré-comptabilité : ce que dit le RGPD
Le RGPD encadre la manière dont les entreprises collectent, stockent et utilisent les données à caractère personnel, c’est-à-dire toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Dans le cadre de la pré-comptabilité, ces données sont omniprésentes :
- factures contenant le nom et l’adresse de clients ou fournisseurs,
- coordonnées bancaires (IBAN, RIB),
- mentions légales sur des devis, bons de commande ou notes de frais,
- informations d’identification liées aux utilisateurs du logiciel.
Ces documents sont souvent traités, triés ou transmis dans des environnements numériques qui doivent répondre à des critères précis :
- sécurité des échanges et du stockage,
- limitation des accès aux personnes habilitées,
- conservation contrôlée dans le temps,
- possibilité d’export ou de suppression sur demande.
Ignorer ces exigences expose l’entreprise à des risques juridiques, mais aussi à une perte de confiance de la part des clients, partenaires ou financeurs. La conformité RGPD n’est donc pas qu’une obligation réglementaire : c’est aussi un gage de sérieux et de professionnalisme, même pour les outils de pré-comptabilité.
Comment Azopio répond aux exigences du RGPD
Azopio intègre le RGPD au cœur de sa solution de pré-comptabilité, en s’appuyant sur une infrastructure hautement sécurisée, des processus rigoureux de gestion des données personnelles et une utilisation responsable de l’intelligence artificielle. Voici comment Azopio garantit à ses utilisateurs un environnement conforme et fiable :
Sécurité des échanges et des données
- Tous les échanges avec la plateforme sont protégés par un chiffrement TLS (HTTPS), garantissant la confidentialité et l’intégrité des données transmises.
- Les données sont hébergées dans des datacenters OVH en France, certifiés et protégés 24h/24 (vidéosurveillance, contrôle d’accès, protection incendie).
- Les données au repos sont chiffrées, y compris les sauvegardes, envoyées vers deux destinations différentes situées dans l’Union européenne.
Conservation et traçabilité
- Les données et documents sont conservés pendant 10 ans, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce.
- Chaque action sur un document (ajout, modification, suppression) est horodatée pour assurer une traçabilité complète.
- Une signature électronique qualifiée (cachet serveur RGS 2 étoiles) est apposée sur les documents dématérialisés via l’appli mobile ou le module de facturation, leur conférant valeur légale et inaltérabilité.
Droits des utilisateurs et transparence
- Azopio permet à chaque utilisateur d’exercer facilement ses droits d’accès, de rectification, de suppression, de limitation ou de portabilité en contactant le DPO.
- En cas de violation de données personnelles, Azopio s’engage à notifier la CNIL dans un délai de 72h et à informer les utilisateurs concernés si nécessaire.
- Toutes les connexions bancaires (via Powens) ou emails (via Nylas) peuvent être supprimées à tout moment, et aucun identifiant sensible n’est stocké par Azopio.
Une IA responsable, conforme et supervisée
Azopio utilise l’intelligence artificielle pour optimiser la reconnaissance et le traitement des documents financiers, tout en garantissant :
- une transparence complète sur l’usage de l’IA (les utilisateurs sont informés lorsqu’elle est activée),
- une vérifiabilité et supervision humaine sur les résultats produits,
- un respect strict des principes de minimisation, anonymisation et sécurité des données traitées,
- un comité éthique IA en charge de l’évaluation continue, des audits de biais et de la conformité aux évolutions législatives (dont la législation européenne sur l’IA).
Engagements contractuels et sous-traitance
- Azopio ne cède ni ne loue aucune donnée personnelle à des tiers.
- Tous les sous-traitants (hébergeurs, outils, connecteurs) sont choisis pour leur conformité RGPD et leurs garanties de sécurité (ex : Stripe, Nylas, Powens).
- Le traitement des données est encadré dans des contrats conformes aux exigences européennes, avec surveillance continue et documentation disponible en cas d’inspection.
Quels bénéfices pour les clients Azopio
En choisissant une solution de pré-comptabilité conforme au RGPD comme Azopio, les entreprises bénéficient non seulement d’une conformité réglementaire assurée, mais aussi de gains concrets au quotidien, à la fois sur le plan opérationnel, juridique et stratégique.
Voici les principaux avantages pour les utilisateurs d’Azopio :
- Tranquillité juridique : le traitement des données respecte scrupuleusement les obligations européennes en matière de sécurité, de conservation et de droits des personnes.
- Réduction des risques : grâce à une infrastructure sécurisée, un DPO désigné et des procédures de notification en cas d’incident.
- Confiance renforcée : vis-à-vis des partenaires, des clients et des auditeurs (notamment dans le cadre d’appels d’offres ou de contrôles).
- Gain de temps : la collecte, le classement et l’archivage des pièces sont automatisés, tout en restant conformes et traçables.
- Transparence des traitements IA : l’usage de l’intelligence artificielle est encadré, explicable, supervisé humainement et non intrusif.
Azopio allie ainsi sécurité, conformité et efficacité, permettant aux entreprises de digitaliser leur gestion administrative sans compromettre la protection des données personnelles.
Conclusion : Une pré-comptabilité conforme et sécurisée avec Azopio
La conformité au RGPD n’est plus une option : elle est aujourd’hui une condition indispensable pour gérer sereinement les données financières et administratives d’une entreprise. Même en pré-comptabilité, les documents traités contiennent des informations personnelles sensibles qui doivent être protégées, tracées et accessibles à la demande.
En s’appuyant sur une infrastructure sécurisée, des partenaires fiables, un usage responsable de l’IA et des engagements clairs en matière de confidentialité, Azopio garantit à ses utilisateurs un environnement conforme, éthique et performant.
Envie de sécuriser et simplifier votre pré-comptabilité ?
Demandez une démo gratuite d’Azopio dès maintenant et découvrez comment allier automatisation et conformité RGPD.