La Gestion Électronique des Documents, plus connue sous l’acronyme GED, désigne un ensemble de procédés et de technologies destinés à gérer les documents de manière numérique au sein d’une organisation. Elle vise à remplacer ou à compléter les méthodes traditionnelles de gestion papier par un système centralisé, automatisé et sécurisé. La GED permet ainsi de numériser, classer, stocker, partager, rechercher, et archiver l’ensemble des documents utiles à l’activité d’une entreprise.
Un processus structuré
Le fonctionnement d’un système de GED repose sur plusieurs étapes clés :
Archivage : les documents sont conservés dans le respect des obligations légales (durée, formats, intégrité).
Numérisation : les documents physiques sont scannés pour être convertis en fichiers numériques.
Classement : ces fichiers sont organisés selon une arborescence logique, ou à l’aide de métadonnées (noms, dates, projets, auteurs…).
Stockage : les documents sont sauvegardés dans une base de données ou sur un serveur sécurisé, en interne ou dans le cloud.
Accès et diffusion : les utilisateurs autorisés peuvent consulter, modifier ou partager les documents selon leurs droits d’accès.
Les bénéfices de la GED
Mettre en place une solution de GED présente de nombreux avantages stratégiques :
- Réduction des coûts liés à l’impression, au stockage et à la gestion physique.
- Gain de temps considérable dans la recherche et le traitement des documents.
- Sécurité renforcée, avec traçabilité des accès, sauvegardes automatiques, et protection des données sensibles.
- Amélioration de la productivité et de la collaboration, en particulier dans un contexte de télétravail ou de travail multisite.
Enfin, la GED s’inscrit dans une démarche de transition numérique et de développement durable, en réduisant l’usage du papier et en facilitant la conformité aux règlementations, comme le RGPD en Europe.