Introduction : la gestion des frais, un enjeu de performance
Dans de nombreuses entreprises, la gestion des frais et ou dépenses est encore un processus manuel : réception des factures fournisseurs par email, impression, saisie manuelle dans le logiciel comptable, classement dans des dossiers papier ou numériques… Cette méthode chronophage expose à des retards, des erreurs de saisie, des oublis de pièces, et complexifie la relation avec le cabinet comptable.
Face à ces enjeux, l’automatisation du traitement des frais devient une priorité pour les entreprises soucieuses de performance, de fiabilité et de visibilité financière. C’est précisément là qu’intervient Azopio, une solution de pré-comptabilité conçue pour simplifier la collecte, l’organisation et l’exploitation des documents financiers.
Pourquoi automatiser la gestion des dépenses ?
Voici les principaux bénéfices à automatiser la gestion des dépenses professionnelles :
- Gagner un temps précieux : suppression des tâches manuelles (saisie, classement, relance).
- Fiabiliser les données : moins d’erreurs de saisie, cohérence des informations extraites.
- Centraliser tous les justificatifs : plus de pièces manquantes, tout est accessible dans un même espace.
- Améliorer le suivi budgétaire : meilleure visibilité sur les dépenses engagées et à venir.
- Préparer plus facilement la comptabilité : toutes les factures sont prêtes à être exportées vers votre outil comptable ou transmises à votre expert-comptable.
Comment fonctionne Azopio pour automatiser les dépenses ?
Azopio agit à chaque étape clé du processus de gestion des factures fournisseurs :
- Collecte intelligente des documents
Azopio récupère automatiquement vos factures via plusieurs canaux :
- Emails (Gmail, Outlook…)
- Capture photo via l’application mobile Azopio Snap (utile pour les factures papier)
- et bientôt sur les PDP de vos fournisseurs avec l’arrivée de la facture électronique
- Extraction automatisée des données clés
Grâce à sa technologie de reconnaissance intelligente (OCR + IA), Azopio extrait automatiquement :
- Le fournisseur
- Le montant TTC, HT, la TVA
- La date et
- Le numéro de facture
Une fois les données extraites, vous avez la possibilité de les vérifier rapidement dans votre tableau de bord. Si une information vous semble incorrecte ou incomplète, Azopio vous permet de la modifier en un clic. L’interface intuitive vous indique visuellement les champs essentiels et vous guide dans la validation des informations clés.
Cette étape de vérification garantit la fiabilité des écritures pré-comptables et limite considérablement les erreurs de traitement, tout en laissant à l’utilisateur la main sur les ajustements éventuels.
- Classement automatique et recherche intelligente
Les documents sont rangés automatiquement dans des dossiers par fournisseur, période ou type de dépense. Une fonction de recherche avancée vous permet de retrouver n’importe quel document en quelques secondes.
- Suivi en temps réel et indicateurs financiers
Grâce à ses tableaux de bord intégrés, Azopio vous offre une vue d’ensemble de vos dépenses, avec :
- Suivi des dépenses par fournisseur
- Dettes fournisseurs à payer
- Historique des règlements
- Export Excel des données
- Vue de votre trésorerie ainsi que le prévisionnel
- Un comparatif de vos dépenses et recettes
- etc.
- Préparation comptable et export simplifié
Azopio vous permet de générer des exports comptables compatibles avec les principaux logiciels du marché : Cegid, ACD, Sage, etc. Ces exports peuvent être transmis en quelques clics à votre cabinet comptable ou directement déposés sur une plateforme partagée.
Pour aller plus loin, vous pouvez également donner un accès sécurisé à votre expert-comptable. Celui-ci peut alors consulter en temps réel les documents, suivre les dépenses, récupérer les écritures pré-comptables et poser des questions directement depuis l’interface.Cette collaboration fluidifiée permet de réduire les échanges de mails et les oublis, tout en assurant une tenue à jour régulière de votre pré-comptabilité. Vous gagnez du temps, et votre expert-comptable bénéficie d’une vision claire et complète, sans ressaisie.
Un gain de temps et une tranquillité d’esprit pour tous
En automatisant la gestion de vos dépenses, vous :
- Réduisez la pression sur les équipes administratives
- Accélérez les processus de validation des factures
- Améliorez votre trésorerie et vos prévisions
- Travaillez plus efficacement avec votre cabinet comptable
Conclusion : vers une pré-comptabilité moderne et efficace
L’automatisation du traitement des dépenses n’est plus un luxe mais une nécessité. Avec Azopio, vous structurez votre workflow de dépenses, fiabilisez vos données et gagnez un temps précieux, sans bouleverser votre organisation.